Rà soát, điều chỉnh hệ thống thông tin và tài khoản hộ tịch

Ngày 17-6-2025, UBND thành phố Hà Nội ban hành Công văn số 3551/UBND-NC về việc triển khai các nhiệm vụ lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi, chứng thực trong bối cảnh tổ chức lại chính quyền địa phương thành hai cấp theo quy định tại Nghị định số 120/2025/NĐ-CP của Chính phủ và các hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

Trên cơ sở đó, UBND thành phố giao Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, kết nối với Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch quốc gia và Cổng Dịch vụ công quốc gia, tương thích với đơn vị hành chính cấp xã mới nhằm tránh gián đoạn trong thực hiện thủ tục trực tuyến của người dân.

Sở Tư pháp được giao hướng dẫn, kiểm tra và xử lý vướng mắc phát sinh; rà soát, khóa hoặc xóa tài khoản hệ thống hộ tịch của công chức đã chuyển công tác hoặc nghỉ việc; đồng thời cấp mới tài khoản cho công chức tại các đơn vị hành chính cấp xã mới.

Bên cạnh đó, Sở Nội vụ phối hợp với Sở Tư pháp rà soát đội ngũ công chức tư pháp – hộ tịch, đồng thời chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố tiếp nhận các sổ hộ tịch và sổ đăng ký nuôi con nuôi từ UBND cấp huyện.

Tổ chức bàn giao hồ sơ đúng thời hạn, bảo đảm thông suốt quản lý

UBND thành phố yêu cầu UBND cấp huyện rà soát, thống kê, bàn giao sổ hộ tịch, sổ đăng ký nuôi con nuôi, bao gồm cả các trường hợp có yếu tố nước ngoài; khóa sổ đang sử dụng vào lúc 17h00 ngày 30-6-2025.

UBND cấp xã tiến hành khóa sổ tương tự và mở sổ mới từ ngày 01-7-2025, bắt đầu ghi từ số thứ tự 01. Trường hợp địa bàn xã cũ bị chia tách, sáp nhập vào nhiều xã mới, toàn bộ sổ và hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi sẽ được bàn giao cho đơn vị có phần diện tích, dân số lớn hơn để lưu trữ, quản lý thống nhất.

Việc xác minh tình trạng hôn nhân được thực hiện bởi đơn vị hành chính cấp xã mới nơi tiếp nhận sổ hộ tịch của xã cũ. Hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi từ năm 2024 trở về trước phải hoàn thành bàn giao trước ngày 20-6-2025; hồ sơ năm 2025 bàn giao vào 17h00 ngày 30-6-2025. Việc giao nhận hồ sơ phải được lập biên bản và công khai để người dân nắm bắt, liên hệ thực hiện thủ tục hành chính khi có nhu cầu.

Đảm bảo hạ tầng công nghệ và an toàn thông tin trong công tác chứng thực

Trong lĩnh vực chứng thực, UBND thành phố yêu cầu Phòng Tư pháp cấp huyện hoàn tất việc bàn giao hồ sơ, sổ chứng thực, giấy tờ đã chứng thực từ năm 2024 trở về trước cho UBND cấp xã mới nơi đặt trụ sở cũ của quận, huyện, thị xã, hoàn thành trước ngày 20-6-2025. Hồ sơ năm 2025 được bàn giao vào 17h00 ngày 30-6-2025.

Song song, Sở Tài chính, Sở Khoa học và Công nghệ phối hợp với Văn phòng UBND thành phố đảm bảo hạ tầng công nghệ thông tin, đường truyền, thiết bị họp trực tuyến, hội nghị truyền hình phục vụ Sở Tư pháp và 126 UBND cấp xã mới, bảo đảm hoạt động chỉ đạo điều hành không bị gián đoạn.

Việc chuyển giao, cập nhật và tổ chức thực hiện các thủ tục hành chính trong bối cảnh tổ chức lại chính quyền địa phương hai cấp đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, khoa học, bảo đảm chính xác và kịp thời của các sở, ngành và địa phương. Đây là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, phục vụ tốt hơn nhu cầu thiết yếu của người dân.

Nguyễn Như Quyền