Đảm bảo thông suốt, an toàn tài liệu tại các cấp cơ sở

Để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện thông suốt, an toàn, liên tục trong và sau quá trình sắp xếp lại tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Chủ tịch UBND Thành phố yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố và Chủ tịch UBND các cấp phải chịu trách nhiệm toàn diện trong việc quản lý, sử dụng, lưu trữ tài liệu.

Chỉ thị nêu rõ yêu cầu tuyệt đối không để xảy ra tình trạng chiếm giữ, tiêu hủy trái phép tài liệu, thất lạc, làm hư hỏng hoặc rò rỉ dữ liệu. Các đơn vị phải tổ chức thống kê, lập danh mục, đóng gói, niêm phong, bảo quản hồ sơ tài liệu đã và chưa hoàn thành, đồng thời chuẩn bị điều kiện cần thiết về cơ sở vật chất và nhân lực để phục vụ công tác bàn giao, lưu trữ tài liệu một cách khoa học, đúng quy định.

Triển khai đồng bộ tại các địa phương và đơn vị sau sắp xếp

UBND các quận, huyện, thị xã được giao trách nhiệm chỉ đạo UBND cấp xã triển khai thống kê, lập danh mục và chuẩn bị điều kiện bảo quản tài liệu. Sau khi hoàn thành việc sắp xếp bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới phải chủ động khôi phục tài khoản, hệ thống điều hành điện tử, đăng ký cấp lại con dấu, chứng thư số chuyên dùng công vụ và tiếp nhận đầy đủ dữ liệu, hồ sơ tài liệu theo phân cấp quản lý.

Phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các sở, ngành, đơn vị vận hành hệ thống

Sở Nội vụ được giao chủ trì ban hành kế hoạch triển khai Chỉ thị, khảo sát thực trạng tài liệu và hướng dẫn cấp huyện sắp xếp, bảo quản tài liệu giấy, tài liệu mang tin khác. Đồng thời, phối hợp với Sở Tài chính và đơn vị vận hành hệ thống dữ liệu để xây dựng phương án tích hợp, bàn giao, bảo đảm an toàn kho lưu trữ và hệ thống số.

Sở Tài chính hướng dẫn các cơ quan, đơn vị lập dự toán, bố trí kinh phí cho hoạt động lưu trữ tài liệu và bảo đảm điều kiện vật chất cho hệ thống lưu trữ tài liệu sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

Các đơn vị như Sở Khoa học và Công nghệ, Văn phòng UBND Thành phố, Trung tâm Phục vụ hành chính công có trách nhiệm khoanh vùng, đóng gói, bảo quản dữ liệu trên các hệ thống điện tử; chuẩn bị phương án tiếp nhận, mở lại tài khoản và kết nối liền mạch hệ thống dữ liệu khi cơ quan mới được thành lập.

Công an Thành phố đảm bảo an ninh dữ liệu và an toàn tài liệu mật

Lực lượng Công an Thành phố có nhiệm vụ hướng dẫn công tác giải mật, bàn giao tài liệu mật, bảo đảm an toàn cho kho lưu trữ tạm thời, phòng chống cháy nổ, thu hồi con dấu cũ và cấp mới kịp thời, đồng thời xử lý nghiêm các hành vi vi phạm như chiếm đoạt, tiêu hủy, mua bán tài liệu trái phép.

Chủ tịch UBND Thành phố yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành; người đứng đầu các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; Chủ tịch UBND các quận, huyện, thị xã; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này.

Việc ban hành và thực hiện nghiêm Chỉ thị số 06/CT-UBND không chỉ góp phần bảo vệ tài liệu, dữ liệu quý của các cơ quan, đơn vị trong quá trình sắp xếp lại tổ chức bộ máy mà còn là tiền đề quan trọng bảo đảm sự liên thông, kế thừa và ổn định hoạt động hành chính - công vụ trong toàn hệ thống chính trị Thủ đô.

Thông qua việc xác lập rõ trách nhiệm từng cấp, từng ngành, bảo đảm an toàn thông tin và tài liệu cả trên môi trường giấy và điện tử, Thành phố Hà Nội khẳng định quyết tâm thực hiện nghiêm túc, đồng bộ, bài bản công tác văn thư, lưu trữ, từ đó phục vụ hiệu quả mục tiêu sắp xếp tổ chức bộ máy tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả theo đúng định hướng của Trung ương và Thành phố.

Nguyễn Như Quyền