Theo tinh thần Kết luận số 137-KL/TW của Ban Bí thư về việc tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng mô hình tổ chức chính quyền hai cấp, Thường trực Huyện ủy Chương Mỹ yêu cầu toàn bộ cấp ủy trực thuộc, các cơ quan, đơn vị tổ chức chính trị - xã hội khẩn trương rà soát, thu thập, chỉnh lý và số hóa triệt để khối tài liệu hiện có, bảo đảm đầy đủ, chính xác, giữ gìn bí mật và không để thất thoát trong quá trình chuyển giao.

Toàn bộ tài liệu của các tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội từ cấp huyện đến cấp xã, sau khi kết thúc hoạt động, phải được chỉnh lý, số hóa đúng quy định và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Đảng cấp tỉnh. Người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm toàn diện trong việc tổ chức chỉnh lý và giao nộp tài liệu, đồng thời phân công cán bộ phụ trách theo dõi sát sao quá trình triển khai.

Đối với công tác chỉnh lý, Huyện ủy yêu cầu thực hiện nghiêm túc theo Hướng dẫn số 50-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng, bảo đảm nguyên tắc không phân tán, xáo trộn hoặc phá vỡ cấu trúc phông tài liệu. Việc chỉnh lý phải được thực hiện đồng bộ các khâu nghiệp vụ: phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị, thời hạn bảo quản, lập mục lục tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị. Trong suốt quá trình này, các cơ quan, tổ chức phải tuyệt đối giữ bí mật, bảo vệ an toàn tài liệu, không để xảy ra mất mát, thất lạc hoặc hư hỏng.

Sau khi hoàn tất chỉnh lý, tài liệu được tiến hành số hóa theo đúng quy định của Đảng và pháp luật Nhà nước về văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật Nhà nước. Hệ thống văn bản đến – đi cần được rà soát, bổ sung và cập nhật đầy đủ vào hệ điều hành tác nghiệp của từng đơn vị; dữ liệu phải được sao lưu song song trên các phương tiện lưu trữ điện tử bảo đảm tính đồng bộ, nhất quán, toàn vẹn, có khả năng chia sẻ, truy xuất và tái sử dụng lâu dài.

Trường hợp các cơ quan, tổ chức lựa chọn thuê đơn vị bên ngoài thực hiện số hóa, phải bảo đảm nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về bảo mật, an toàn thông tin và kỹ thuật. Quá trình bàn giao tài liệu giữa các bên phải được kiểm đếm chi tiết, lập biên bản đầy đủ về số lượng hồ sơ, tờ, trang, đồng thời có xác nhận của người có thẩm quyền để tránh mọi rủi ro pháp lý hoặc mất mát tài liệu.

Bên cạnh đó, Văn phòng Huyện ủy được giao nhiệm vụ kiểm tra, hướng dẫn và đôn đốc việc thực hiện tại cơ sở, kịp thời phát hiện và tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc, đảm bảo tiến độ và chất lượng công tác chỉnh lý – số hóa – giao nộp tài liệu. Ngay sau khi có quyết định giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, các cơ quan, đơn vị phải hoàn tất việc bàn giao cả hồ sơ giấy lẫn dữ liệu điện tử vào kho lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.

Hướng dẫn này là bước đi quan trọng, nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý, lịch sử của tài liệu Đảng trong quá trình tinh gọn bộ máy hành chính. Đồng thời góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, lấy dữ liệu làm nền tảng, phục vụ hiệu quả công tác quản lý và chỉ đạo điều hành tại địa phương trong giai đoạn sắp tới.

Ánh Nguyệt