Chánh Văn phòng Thành ủy Hà Nội Trần Thanh Hà phát biểu khai mạc hội nghị

Hội nghị tập huấn công tác văn thư, lưu trữ, cơ yếu và ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương hai cấp đã được tổ chức tại điểm cầu chính trụ sở Thành ủy Hà Nội, kết nối trực tuyến đến 178 điểm cầu từ Thành phố đến cơ sở với sự tham gia của hơn 6.000 đại biểu.

Hội nghị đã triển khai hai nhóm nội dung trọng tâm. Thứ nhất, hướng dẫn công tác cơ yếu và công nghệ thông tin đối với các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động cùng 126 xã, phường mới thành lập. Thứ hai, quán triệt chỉ đạo của Trung ương và Thành ủy Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn nghiệp vụ đóng, mở phông lưu trữ; lập hồ sơ, đóng gói, giao nhận tài liệu giữa đơn vị cũ và đơn vị mới; nghiệp vụ chỉnh lý, số hóa tài liệu phục vụ công tác quản lý hồ sơ lưu trữ và chuyển đổi số.

Phát biểu khai mạc, Chánh Văn phòng Thành ủy Hà Nội Trần Thanh Hà nhấn mạnh đây là bước chuẩn bị quan trọng trong bối cảnh cả nước và Thủ đô đang triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp, đồng thời tinh gọn bộ máy hệ thống chính trị. Việc 30 quận, huyện, thị ủy và 526 xã, phường kết thúc hoạt động, trong khi 126 xã, phường mới được thành lập, đặt ra khối lượng công việc khổng lồ cần xử lý đồng bộ, khoa học và bảo đảm tính an toàn, chính xác.

Theo báo cáo, tình trạng thiếu nhân lực chuyên trách trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn là điểm nghẽn lớn. Tính đến 30-4-2025, toàn Thành phố có 587 đơn vị, với 610 cán bộ phụ trách văn thư, lưu trữ, nhưng chỉ 42 người được đào tạo chuyên ngành. Phần lớn cán bộ cấp xã, phường kiêm nhiệm nhiều vị trí khác như thủ quỹ, hành chính, quản trị… dẫn đến công tác lưu trữ chủ yếu dừng ở mức “giữ kho”, chưa thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ theo quy định.

Trong bối cảnh đó, Hội nghị nhằm thống nhất nhận thức, chỉ đạo và triển khai chuẩn hóa quy trình văn thư, lưu trữ, đồng thời ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin và số hóa hồ sơ để giảm tải áp lực nhân lực, nâng cao hiệu quả quản lý. Các đại biểu cũng được hướng dẫn cụ thể về nghiệp vụ đóng, mở phông lưu trữ, giao nhận hồ sơ giữa đơn vị kết thúc và đơn vị mới, cũng như cách thức chỉnh lý, số hóa dữ liệu phục vụ công tác chuyển đổi số và bảo mật thông tin trong giai đoạn vận hành bộ máy mới.

Ngoài phần hướng dẫn nghiệp vụ, hội nghị còn mở rộng nội dung trao đổi, giải đáp trực tiếp những vướng mắc trong quá trình thực hiện như xử lý phần mềm giải quyết thủ tục hành chính, luân chuyển hồ sơ giữa hệ thống cũ và mới, hay cơ chế thu phí, lệ phí liên quan.

Theo Chánh Văn phòng Thành ủy Trần Thanh Hà, việc tập huấn không chỉ nhằm nâng cao năng lực cán bộ, mà còn bảo đảm an toàn thông tin, an toàn dữ liệu lưu trữ, tránh thất thoát, sai sót trong giai đoạn chuyển giao quan trọng. Hội nghị cũng là diễn đàn để các cấp ủy, cơ quan, đơn vị thảo luận, thống nhất giải pháp, góp phần thực hiện hiệu quả mục tiêu tinh gọn bộ máy chính trị, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động chính quyền và phục vụ người dân, doanh nghiệp tốt hơn.

Đồng chí Trần Thanh Hà nhấn mạnh: Đây là bước đi chiến lược, đặt nền móng để hệ thống chính quyền hai cấp của Thủ đô vận hành ổn định, đồng bộ và minh bạch ngay từ ngày đầu, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, quản trị hiện đại, gần dân hơn.

Ánh Nguyệt