Quang cảnh hội nghị triển khai kế hoạch số hóa, tạo lập dữ liệu và xây dựng hồ sơ điện tử

Đảng bộ xã Phúc Sơn hiện có hơn 2.000 đảng viên. Xác định xây dựng hồ sơ đảng viên điện tử là nhiệm vụ quan trọng trong công tác tổ chức xây dựng Đảng, Đảng ủy xã triển khai đồng bộ từ rà soát hồ sơ giấy, kiểm kê, phân loại đến chuẩn hóa, số hóa và cập nhật thông tin lên hệ thống. Quá trình thực hiện được gắn với trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận, bảo đảm tiến độ nhưng không đánh đổi chất lượng dữ liệu.

Trên cơ sở kế hoạch của Ban Thường vụ Đảng ủy xã, hồ sơ điện tử của từng đảng viên được hình thành từ hồ sơ giấy gốc đang quản lý. Đây là cơ sở quan trọng để bảo đảm thông tin sau số hóa phản ánh chính xác dữ liệu của từng đảng viên, đồng thời duy trì tính thống nhất giữa hồ sơ truyền thống và dữ liệu trên môi trường điện tử. Vì vậy, khâu chuẩn bị hồ sơ được xác định phải thực hiện kỹ trước khi chuyển sang các bước kỹ thuật.

Từng hồ sơ được rà soát, kiểm kê, phân loại, chỉnh lý và đối chiếu với tài liệu gốc trước khi số hóa. Những trường hợp thiếu thông tin, dữ liệu chưa thống nhất hoặc cần tiếp tục xác minh được phát hiện, xử lý ngay từ đầu, hạn chế sai lệch khi đưa lên hệ thống. Việc làm sạch dữ liệu ngay từ hồ sơ nguồn giúp giảm tình trạng phải điều chỉnh nhiều lần sau khi đã hình thành hồ sơ điện tử.

Để bảo đảm tiến độ, Đảng ủy xã thành lập các Tổ công tác số hóa, huy động cán bộ, công chức có kỹ năng công nghệ thông tin và lực lượng tham gia chuyển đổi số thực hiện nhiệm vụ. Hồ sơ sau khi được kiểm tra được quét đầy đủ, sắp xếp theo đúng thứ tự tài liệu gốc; từng thành phần được đặt tên tệp và kiểm tra chất lượng trước khi ký số, cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu. Các bước được tổ chức liên hoàn nhưng đều có yêu cầu kiểm tra, đối chiếu trước khi chuyển sang công đoạn tiếp theo.

Trong toàn bộ quá trình, Đảng ủy xã Phúc Sơn quán triệt phương châm “Làm đến đâu chắc đến đó; số hóa đến đâu xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu khai thác được đến đó”. Từng khâu được kiểm tra nhằm hạn chế thiếu, thừa, trùng lặp hoặc sai lệch thông tin, qua đó gắn tốc độ xử lý hồ sơ với chất lượng và khả năng khai thác dữ liệu thực tế. Cách triển khai này đặt yêu cầu về tính chính xác của dữ liệu ngang với yêu cầu về tiến độ hoàn thành.

Mục tiêu của nhiệm vụ không chỉ là tạo ra phiên bản điện tử của hồ sơ giấy mà hướng tới hình thành nguồn dữ liệu có độ tin cậy cao, có khả năng cập nhật và phục vụ trực tiếp công tác quản lý, lãnh đạo, chỉ đạo. Do đó, yêu cầu “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung” được đặt xuyên suốt từ rà soát thông tin đầu vào đến nghiệm thu dữ liệu. Khi từng hồ sơ được chuẩn hóa, khả năng quản lý và khai thác thông tin đảng viên trên môi trường điện tử cũng từng bước được nâng lên.

Đồng chí Mai Văn Ngạn, Trưởng Ban Xây dựng Đảng Đảng ủy xã Phúc Sơn cho biết, cùng với tiến độ và chất lượng, Đảng ủy xã đặc biệt coi trọng yêu cầu bảo đảm an toàn, an ninh thông tin. Quá trình số hóa được thực hiện trong môi trường kiểm soát chặt chẽ về con người, thiết bị, dữ liệu và không gian làm việc; việc khai thác, sử dụng, sao chép, cung cấp thông tin phải đúng quy định, đúng thẩm quyền. Hồ sơ giấy sau khi hoàn thành số hóa tiếp tục được kiểm tra, nghiệm thu, bàn giao và lưu trữ theo quy định.

Với các Tổ công tác được phân công nhiệm vụ cụ thể và quy trình được kiểm soát qua từng bước, Đảng bộ xã Phúc Sơn phấn đấu hoàn thành rà soát, phân loại, chuẩn bị và số hóa hồ sơ đảng viên vào cuối tháng 9-2026. Việc hình thành nguồn dữ liệu đảng viên có chất lượng, có khả năng khai thác trên môi trường điện tử sẽ tạo nền tảng phục vụ công tác quản lý đảng viên. Qua đó, góp phần đổi mới phương thức lãnh đạo, chỉ đạo và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tổ chức xây dựng Đảng tại xã Phúc Sơn.

Hồ Minh Trí