Theo đó, Đề án đặt ra 04 mục tiêu chính sau: Thứ nhất, số hóa kết hợp với tổng sắp xếp lại hồ sơ tài liệu để phục vụ cho việc bỏ cấp huyện, sáp nhập xã theo tiến độ tại Kết luận số của Bộ Chính trị, Ban Bí thư về triển khai nghiên cứu, đề xuất tiếp tục sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Thứ hai, hình thành cơ sở dữ liệu dùng chung, bao gồm tài liệu của các cơ quan khối Đảng, khối chính quyền và khối đoàn thể trên địa bàn Thành phố, đảm bảo dữ liệu được tập trung, liên thông, chia sẻ, tái sử dụng; Thứ ba, nâng cao hiệu năng, hiệu quả, hiệu suất quản lý điều hành thông qua việc không sử dụng hồ sơ giấy, tích hợp AI, khai thác và sử dụng dữ liệu dễ dàng; Thứ tư, tạo nền tảng dữ liệu vững chắc để hình thành hệ thống chính quyền điện tử, đô thị thông minh, phục vụ người dân, doanh nghiệp và xã hội một cách nhanh chóng, hiệu quả, minh bạch, hướng đến cắt giảm thủ tục hành chính, thủ tục hành chính nội bộ.

Đồng thời, việc triển khai Đề án này phải đáp ứng các yêu cầu sau: Tài liệu cần số hóa phải được chỉnh lý đúng nghiệp vụ, phân loại theo khối cơ quan (Đảng, chính quyền, đoàn thể), xác định thời hạn bảo quản, loại trừ trùng lặp, hư hỏng; Quy trình số hóa bảo đảm đầy đủ, chính xác, rõ ràng; Mỗi tài liệu được quét thành file PDF, được bóc tách thành các trường dữ liệu, hình thành siêu dữ liệu (metadata), cho phép dễ dàng truy xuất, tích hợp và chia sẻ; Cơ sở dữ liệu dùng chung phải bảo đảm an toàn thông tin, phân quyền truy cập chặt chẽ, kết nối được với các hệ thống thông tin, các nền tảng cơ sở dữ liệu quốc gia như: dân cư, đất đai, doanh nghiệp, cán bộ; Tận dụng nguồn lực hiện có, kết hợp thuê dịch vụ để tăng tốc độ triển khai nhưng vẫn đảm bảo tính bền vững và kiểm soát của Nhà nước.

Trên cơ sở đánh giá thực trạng công tác quản lý tài liệu lưu trữ, thực trạng về cơ sở dữ liệu, việc chỉnh lý, số hóa, Đề án đã đề ra các giải pháp cần tập trung thực hiện gồm: Rà soát, đánh giá và phân loại tài liệu; chuẩn hóa quy trình chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu; xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung; kế hoạch triển khai; các yếu tố cần thiết cho sự khả thi của đề án.

Đề án được triển khai thực hiện theo 02 giai đoạn: Giai đoạn 1 triển khai nhiệm vụ số hóa tài liệu của cơ quan trên địa bàn Thành phố; Giai đoạn 2 là xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung Thành phố, trong đó, một số nội dung sẽ được thực hiện song song với Giai đoạn 1.

Về chuẩn hóa quy trình chỉnh lý, số hóa và tạo lập cơ sở dữ liệu phải đảm bảo quá trình triển khai được bài bản, đáp ứng tiêu chuẩn và có căn cứ xác định trách nhiệm trong trường hợp cần thiết, cụ thể: quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện theo Thông tư của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Quyết định của Cục trưởng Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước Ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo TCVN ISO 9001:2000 và Công văn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

Đối với quy trình số hóa: đối tượng được số hóa là toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan Đảng, chính quyền và đoàn thể của cấp huyện và cấp xã trên địa bàn Thành phố có giá trị lưu trữ vĩnh viễn, tài liệu thường xuyên tái sử dụng; đối với các tài liệu đã số hóa, đã đảm bảo chất lượng, không số hóa lại. Các cơ quan, đơn vị sở hữu dữ liệu đã số hóa có trách nhiệm bàn giao cho Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố để đồng bộ về kho cơ sở dữ liệu dùng chung; đối với các tài liệu đã chỉnh lý, đã đảm bảo chất lượng, sẽ tiến hành số hóa, không chỉnh lý lại; đối với các tài liệu đã chỉnh lý, nhưng chưa đảm bảo chất lượng, gây khó khăn cho quá trình số hóa, sẽ tiến hành chỉnh lý lại với đơn giá phù hợp... Đối với tài liệu khối chính quyền, hiện nay các đơn vị đang thực hiện theo nhiều văn bản khác nhau, chưa có quy trình thống nhất. Do đó, giao Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố tham mưu ban hành quy trình tạm thời, áp dụng chung cho việc số hóa tài liệu của cả 03 khối Đảng, chính quyền, đoàn thể cho đến khi Trung ương ban hành các quy trình thống nhất. Trong giai đoạn từ nay đến trước 30 tháng 6, đề xuất ưu tiên thực hiện số hóa đối với các tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn và các tài liệu thường xuyên tái sử dụng tại khối Đảng và chính quyền của cấp huyện và cấp xã, ước tổng cộng tài liệu cần số hóa ở cấp huyện, xã trên địa bàn Thành phố ước tính khoảng trên 92 triệu trang A4.

Về xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung: phải đảm bảo các nguyên tắc chính là kho dữ liệu phải được xây dựng phải đặt tại Trung tâm dữ liệu chính của Thành phố, chịu sự giám sát chặt chẽ của cơ quan có thẩm quyền; nền tảng cơ sở dữ liệu phải được xây dựng theo hướng mở, dễ dàng tích hợp để đồng bộ và chia sẻ dữ liệu, có API dùng chung, cho phép kết nối nhiều hệ thống và nền tảng khác nhau…, hệ thống có thể tự động hóa nhiều quy trình, giảm thiểu công sức quản lý và nâng cao hiệu quả khai thác dữ liệu.

UBND Thành phố giao Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố là cơ quan thường trực, tham mưu giúp UBND Thành phố trong việc tổ chức triển khai thực hiện Đề án này. Đồng thời, chủ trì, tổ chức triển khai, làm chủ đầu tư thực hiện dự án số hóa tập trung và xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu của các cơ quan trên toàn Thành phố theo Đề án đã được phê duyệt, đảm bảo quy định pháp luật; thuê đơn vị tư vấn xây dựng kho cơ sở dữ liệu dùng chung; giao Trung tâm chủ động cân đối điều chỉnh từ nguồn kinh phí đã được giao dự toán năm 2025; lựa chọn các tổ chức, cá nhân nghiên cứu, đề xuất giải pháp, phương án kỹ thuật, công nghệ.

Việc triển khai Đề án xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung không chỉ là một bước đi quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số của Thành phố, mà còn là nền tảng vững chắc để xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch, chuyên nghiệp, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ. Đề án góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành; giảm chi phí vận hành; đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Nguyễn Như Quyền