UBND Thành phố Hà Nội vừa ban hành kế hoạch nâng cao chất lượng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ nhằm tối ưu hóa hoạt động hành chính, bảo đảm an toàn tài liệu và thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác lưu trữ. Kế hoạch không chỉ giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ một cách khoa học, hiện đại mà còn phát huy tối đa giá trị tài liệu trong phát triển kinh tế - xã hội và chỉ đạo điều hành.

Một trong những mục tiêu trọng tâm của kế hoạch là nâng cao ý thức, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện đúng quy định về văn thư, lưu trữ. UBND Thành phố yêu cầu các đơn vị triển khai kế hoạch một cách nghiêm túc, đồng bộ, đảm bảo tài liệu được quản lý chặt chẽ, bảo quản an toàn và phục vụ hiệu quả cho công tác nghiên cứu, điều hành và phát triển.

Trọng tâm kế hoạch năm 2025 sẽ tập trung vào bốn nhiệm vụ chính:

Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Thực hiện hiệu quả các nội dung trong Kế hoạch số 67/KH-UBND và 91/KH-UBND của UBND Thành phố về công tác lưu trữ.

Đảm bảo hệ thống kho lưu trữ đạt tiêu chuẩn, quản lý tập trung, an toàn, khoa học đối với hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức.

Thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu, nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử Thành phố và hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định.

Bên cạnh đó, công tác kiểm tra, giám sát sẽ được đẩy mạnh nhằm đảm bảo việc triển khai kế hoạch một cách đồng bộ, hiệu quả.

Để đưa công tác lưu trữ vào nền nếp, kế hoạch xác định bảy nhiệm vụ cốt lõi cần thực hiện thường xuyên:

Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ bằng nhiều hình thức.

Ban hành các quy định, hướng dẫn nghiệp vụ nhằm tiêu chuẩn hóa quy trình lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

Tập huấn chuyên sâu về văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức đảm nhiệm công tác này.

Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại các đơn vị để nâng cao tính tuân thủ và hiệu quả quản lý tài liệu.

Quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử Thành phố, đảm bảo an toàn và dễ dàng khai thác khi cần.

Giám sát hoạt động dịch vụ lưu trữ, cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy trình và quy định hiện hành.

Một trong những điểm nhấn quan trọng của kế hoạch là việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ số vào công tác văn thư, lưu trữ. Thành phố sẽ hoàn thiện Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung, đảm bảo khả năng truy xuất, quản lý tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác.

UBND Thành phố cũng yêu cầu các cơ quan, tổ chức thực hiện lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành Thành phố, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ. Song song với đó, các đơn vị cần chủ động bố trí nguồn lực, đào tạo nhân sự chuyên trách để đáp ứng yêu cầu quản lý văn thư, lưu trữ trong giai đoạn mới.

Bên cạnh số hóa tài liệu, thành phố sẽ tăng cường kiểm tra, giám sát hoạt động lưu trữ điện tử, đảm bảo dữ liệu được bảo mật, an toàn, không bị thất thoát hoặc sai lệch. Các cơ quan, tổ chức cần lập và phê duyệt Danh mục tài liệu không ở định dạng điện tử cần số hóa, tạo nền tảng cho một hệ thống lưu trữ hiện đại, đồng bộ.

Để đảm bảo kế hoạch triển khai hiệu quả, Sở Nội vụ sẽ giữ vai trò chủ trì, đôn đốc các cơ quan, tổ chức thực hiện đầy đủ các nội dung theo kế hoạch. Đặc biệt, UBND Thành phố yêu cầu các đơn vị thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử Thành phố theo đúng quy định.

Các đơn vị cần tập trung bố trí nhân lực, đầu tư nguồn lực hợp lý để thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tăng cường số hóa hồ sơ, nâng cao khả năng khai thác dữ liệu trên nền tảng số. Khi hệ thống quản lý dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử được đưa vào vận hành, các cơ quan, đơn vị phải cập nhật dữ liệu đầy đủ, chính xác, đảm bảo tính kết nối đồng bộ.

Song song với đó, thành phố sẽ tiếp tục tổ chức các lớp tập huấn chuyên môn, phổ biến Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn liên quan, giúp đội ngũ cán bộ, công chức nâng cao năng lực chuyên môn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

UBND Thành phố cũng yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành, doanh nghiệp nhà nước và UBND các quận, huyện, thị xã xây dựng kế hoạch văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị mình. Để đạt hiệu quả cao, các đơn vị cần ưu tiên bố trí nguồn lực, thực hiện nghiêm túc, quyết liệt, đảm bảo các nội dung của kế hoạch được triển khai đúng tiến độ và đạt kết quả thực chất.

Như Quyền